Hoe kan je ervoor zorgen dat je optimaal van jouw vakantie geniet? De laptop en smartphone thuis laten? Geen onderhanden werk meenemen? Het werk gewoon loslaten?

Hier lees je 7 praktische tips waarmee je direct aan de slag kunt en jouw werk met een goed gevoel kan achterlaten als je op vakantie gaat.

Tip 1 Maak jouw werk overdraagbaar

Maak tijd voor het voorbereiden van jouw afwezigheid tijdens de vakantieperiode, ongeacht de duur.

Wat moet er gebeuren zodat je jouw werk en (digitale) werkplek met een goed gevoel kan achterlaten tijdens jouw vakantie? Maak jouw werk overdraagbaar. Een stapel papier of een volle mailbox is dat meestal niet. Maak een duidelijk overzicht met aandachtspunten en acties en schrijf je hoofd leeg!

Met welke lopende projecten ben je nu bezig en wat is de status? Welke klanten hebben nog aandacht nodig? Wat staat er in jouw agenda in jouw vakantieperiode, wat er niet in had moeten staan en wat opgevolgd moet worden? Welke zaken kunnen niet uitgesteld worden tot na jouw vakantie? Welke taken moeten ook tijdens jouw afwezigheid uitgevoerd worden? Verwacht je nog reacties van relaties op uitstaande bestellingen, offertes en dergelijke? Met deze lijst kan je een collega instrueren die jouw honneurs waarneemt.

Tip 2 De post

Wat wil je dat er met jouw post gebeurt die tijdens jouw vakantie binnenkomt? Bewaren en op een stapel leggen? Openen en actie ondernemen? Maak duidelijke afspraken.

Tip 3 E-mail

Stel een automatisch antwoord op alle berichten in. Je kan hiervoor zelfs verschillende berichten maken voor je collega’s (interne organisatie) en voor iedereen buiten de organisatie. Verwacht je berichten in het kader van een project of van een specifieke klant dan kan je hiervoor ook verschillende berichten aanmaken door middel van regels. Vermeld in het automatische antwoord wanneer je weer aanwezig bent (tel hier één dag bij zodat je in de eerste dag na de vakantie rustig kan starten) en wie jouw taken waarneemt. Je kan ook iemand anders jouw email laten controleren. Spreek dan duidelijk af wat je wilt dat er gedaan wordt met berichten. Beantwoorden, bewaren, doorsturen, of verwijderen?

Tip 4 Telefoon

Informeer de telefoniste (of schakel een telefoonservice in) over jouw vakantiedata en geef instructies wat er gemeld kan worden aan mensen die voor je bellen. Direct doorverbinden met jouw vervanger? Een boodschap aannemen en melden wanneer een reactie verwacht kan worden? Indien je een rechtstreeks nummer hebt, vast of mobiel, kan je een duidelijke vakantieboodschap inspreken in jouw voicemail.

Tip 5 Informeren relaties

Van belang is vooraf belangrijke collega’s, klanten en relaties te informeren over jouw afwezigheid. Meld, bij voorkeur per e-mail, wanneer je afwezig bent, wanneer je weer bereikbaar bent, wie jouw vervanger is en wat er met lopende zaken moet gebeuren.

Tip 6 Overdracht werkzaamheden

Bovenstaande tips kan je gebruiken voor het overdragen van jouw werkzaamheden tijdens jouw vakantie. Maak voor het overdragen van jouw werk ‘hapklare brokken’. Dat zijn duidelijke, concrete, praktische schriftelijke instructies waar iemand direct mee aan het werk kan.

Beschrijf wat er gedaan moet worden, hoe dit uitgevoerd dient te worden en wat (of wie) daar bij nodig is en waar dit te vinden is. Bijvoorbeeld een ordner, dossier of digitaal bestand.

Neem tijd voor het instrueren van jouw vervanger. Maak het belangrijk! Alleen dan kan je het werk loslaten en met een gerust gevoel op vakantie. Spreek ook af of ze jou ook mogen bellen op jouw vakantieadres in geval van nood?

Tip 7 Terug op kantoor

Plan, voordat je op vakantie gaat, tijd in voor een (telefonische) bespreking met jouw vervanger. Wat is er gebeurd tijdens jouw afwezigheid? Wat is er blijven liggen? Welke acties moeten uitgevoerd worden? Zorg ook dat je de eerste dag na je vakantie geen afspraken plant om de e-mail en post door te lopen en weg te werken.

Je kan dan met nieuwe energie weer lekker aan het werk.

Geniet van jouw vakantie!