Je collega stelt je een vraag over een klant. Je weet precies waar het over gaat. Maar waar vind je die informatie ook alweer? In een mail, in een losse notitie of staat het ergens in Teams?
Dit soort situaties ontstaan meestal niet van de ene op de andere dag. Informatie raakt verspreid over verschillende plekken, terwijl je ondertussen gewoon doorwerkt, collega’s helpt en nieuwe vragen oppakt. Je weet veel uit je hoofd en meestal vind je uiteindelijk wel terug wat je zoekt. Alleen kost dat soms meer tijd en energie dan nodig. Voor je het merkt, werk je steeds minder vanuit overzicht en steeds meer op wat zich aandient.
Hoe krijg je dat overzicht dan wél voor elkaar?
Waarschijnlijk heb je al van alles geprobeerd. Weer een nieuwe app op advies van je manager. Een fris notitieblok waarin je met de beste intenties een nieuwe start maakte. Toch zorgen al die verschillende oplossingen vaak voor nóg meer versnippering van informatie. En daarmee juist voor minder overzicht.
Het vraagt dus om een andere aanpak als je ook een ander resultaat wilt.
Begin met schoon schip maken en het creëren van het nulpunt. Loop door wat je gebruikt en kijk kritisch: wat is nog relevant, wat werkt voor mij en wat kan weg? Zo wordt zichtbaar wat je al hebt én wat je werkelijk nodig hebt om je werk beter te organiseren.
Dat kost tijd. Dit doe je niet even in vijf minuten.
En die tijd heb je juist niet.
Precies daarom is het tijd voor een time-out.
Wat doe je tijdens zo’n time-out?
Begin niet meteen met opnieuw organiseren. Kijk eerst eens goed naar wat er nu is.
- Breng je opslagplekken in kaart. Waar bewaar je informatie? In Outlook, Teams, notitieboekjes, losse documenten of bedrijfssystemen?
- Kijk wat je werkelijk gebruikt. Wat is actueel en bruikbaar, wat staat dubbel en wat kan weg?
- Bepaal waar informatie voortaan thuishoort. Niet alles hoeft overal terug te vinden te zijn.
- Maak zichtbaar wat nog aandacht vraagt. Taken, afspraken en losse notities kosten ongemerkt mentale ruimte.
Alleen al door dit zichtbaar te maken, ontstaat vaak rust. Omdat je weer kunt zien wat er werkelijk speelt.
Een nieuwe app, map of werkwijze kan tijdelijk een gevoel van grip geven. Maar overzicht ontstaat pas als je ook anders gaat werken. Informatie direct vastleggen, afmaken wat je begint, keuzes maken en terugkeren naar de structuur die je hebt afgesproken.
Organiseren gaat daarom niet alleen over techniek. Het gaat vooral ook over gedrag.
Kijk vandaag eens naar jouw eigen manier van werken. Waar bewaar jij informatie, taken en losse notities? En hoeveel verschillende plekken gebruik je daarvoor?
Misschien is het tijd terug te gaan naar jouw nulpunt.
Soms helpt het samen uit te zoomen en kritisch naar je manier van werken te kijken. Dat is ook de basis van mijn Training Plan en organiseer je werk.