Nog een paar weken en dan is het zover. Kerstvakantie. Even afschakelen van het werk. Even geen meetings, vragen van klanten of mails die om aandacht vragen. Heerlijk… toch?
Toch hoor ik elk jaar weer dezelfde verhalen. Niet over kerststress, maar over post-vakantie-stress: mensen die opzien tegen het moment dat ze terugkomen en hun mailbox hen begroet met honderden, soms duizenden, ongelezen berichten.
Sommigen korten hun vakantie in. Anderen gaan helemaal niet, uit angst voor de berg werk die op hen wacht.
Het overkomt vooral mensen die hun werk uitstekend willen doen, maar niet geleerd hebben hoe je je werk organiseert vóór je met vakantie gaat. En dat is precies waarom dit onderwerp nú speelt: december is druk, vol deadlines, afrondingen en “nog even snel”-werk.
Juist dan is vooruitdenken essentieel.
Je vakantie begint namelijk niet op het moment dat je de deur achter je dichttrekt. Je vakantie begint weken daarvoor, in hoe je je laatste werkdagen organiseert.
Hoe dan? Hoor ik je denken.
Plan van aanpak voor dit jaar
Gebruik dit stappenplan en merk hoeveel rust het geeft.
- Bepaal hoe je jouw laatste werkdag wilt afsluiten
Wat wil je dat de laatste uren vóór je vakantie uitstralen? Haast of helderheid?
- Maak een lijst van open eindjes
Wat loopt nog? Wat móét deze week? Wat kan blijven liggen tot januari?
- Bepaal wat er overgedragen moet worden
Niet alles hoeft bij jou te blijven. Wat kan iemand anders tijdelijk oppakken?
- Maak een helder overdrachtsdocument
Kort, overzichtelijk en to the point:
- lopende taken
- deadlines
- status
- contactpersonen
- Stel een sterk automatisch antwoord in
Niet alleen “Ik ben afwezig t/m…”, maar ook:
- wie bereikbaar is
- waar mensen terechtkunnen
- wat ze kunnen verwachten
- Maak het bespreekbaar in je team
Een goede overdracht werkt alleen als iedereen weet wat er speelt en je met elkaar afspraken maakt waar je van op aan kunt.
- Reserveer nu al tijd in januari voor een rustige herstart
Blok tijd in je agenda voor plannen en organiseren:
- je mailbox
- Prioriteiten stellen
- opnieuw opstarten met rust
Stof tot nadenken
Waarom stellen we dit soort voorbereidingen vaak uit?
Omdat we denken dat we alles zelf moeten oplossen. Omdat we ons verantwoordelijk voelen. En omdat we pas vlak voor vertrek merken hoeveel losse eindjes er eigenlijk zijn.
Maar rust ontstaat niet vanzelf. Rust ontstaat door heldere keuzes, en dát is precies waar goed plannen en organiseren over gaat.
Bon vacances.