Afgelopen vrijdag begon Patrick de dag goed. Met een kop koffie maakte hij zijn planning. Het zag er overzichtelijk uit en hij had zelfs wat ruimte gelaten voor onvoorziene zaken. Alles onder controle. Fijn gevoel.
Tot rond half elf een collega naast zijn bureau stond. ‘Heb je heel effe?’ Of hij kon helpen met een uitzoekdingetje. Daar gaan we weer, dacht Patrick. Net lekker bezig en nu raakt mijn planning alweer in de war. Hij ging direct aan de slag en liet zijn eigen werk los. Het geeft hem altijd een goed gevoel als hij iemand kan helpen. Bovendien wil hij dit soort dingen het liefst zo snel mogelijk wegwerken. Dan is het maar uit zijn hoofd.
Alleen: zijn eigen werk ligt op dat moment óók stil. Het uitzoekdingetje duurde toch wat langer dan hij had gedacht. Maar goed, zijn collega kon weer verder. Terug naar zijn eigen werk. Patrick keek nog eens naar de planning die hij die ochtend zo zorgvuldig had gemaakt. Daar moet ik voortaan gewoon niet meer van afwijken, dacht hij. Ik moet beter leren nee zeggen.
Die situatie doet denken aan een bijzonder tijdschrift uit 1908: Modern Electrics. Een blad over elektriciteit, draadloze telegrafie en allerlei technische uitvindingen uit een tijd waarin dat allemaal nog behoorlijk nieuw was.
In een van de artikelen wordt uitgelegd hoe je storingen in draadloze apparatuur kunt opsporen. Opvallend is dat ze bij een storing niet bleven doormodderen. Ze onderzochten waar het systeem niet goed werkte. Zit de verbinding goed? Klopt de afstelling? Het apparaat kreeg niet te horen dat het voortaan wat meer discipline moest tonen.
Misschien lag het dus niet meteen aan Patricks discipline, maar aan zijn manier van werken. Want wat had hij ook kunnen doen?
Patrick had zijn collega gewoon kunnen vragen of zijn hulp echt op dat moment nodig was. Of kon het ook morgen? Met die simpele vraag had hij zelf de regie gehouden en zijn zorgvuldig gemaakte planning misschien gewoon kunnen volgen.
Een vraag die helpt om niet automatisch in de actiestand te schieten is: Moet ik dit nu doen?
Die ene vraag helpt om even tot tien te tellen en een bewuste keuze te maken. Moet ík dit eigenlijk doen? En moet het echt nú? Soms is het antwoord ja. Maar verrassend vaak kan iets ook later.
Misschien hoeft Patrick niet strenger te zijn voor zichzelf, maar juist wat liever. Door zichzelf de tijd te geven om even na te denken: wat past nu het beste bij mij en bij mijn werk? In plaats van automatisch mee te bewegen met wat een ander van hem vraagt.
Organiseren is niet koste wat kost je planning volgen. Het is bewust kiezen waar je op dat moment je tijd en aandacht aan geeft.
De eerstvolgende keer dat iemand je vraagt iets te doen, stel jezelf dan eerst één vraag: ‘Moet ik dit nu doen?’
Een paar seconden nadenken kan genoeg zijn om zelf de regie over je tijd te houden.