‘Wij gaan 100% digitaal, we gaan papierloos werken’ zei laatst een directeur van een bedrijf tegen mij. Onlangs sprak ik een expert op het gebied van digitalisering en deze gaf aan dat dat nooit zal gebeuren. Ik denk wel dat het gaat gebeuren, de vraag is alleen wanneer. Wellicht als het onderwijs vanaf groep 1 helemaal digitaal is.
Wat is er dan wel mogelijk? In onze Organizing Works trainingen leren wij mensen zichzelf optimaal te organiseren en het gebruik van papieren documenten te verminderen. Dit is vooral gewenst bij bedrijven en organisaties waar gewerkt wordt met flexibele werkplekken. Hier heeft (bijna) niemand meer een vaste werkplek met kasten, ladenbloks en een bureaublad waar paperassen, stapels papier en dergelijke kunnen blijven liggen op het einde van een werkdag. Hooguit een locker waar wat spullen in opgeborgen kunnen worden.
Hoe kun je de ‘papierberg’ verminderen? Bedenk iedere keer als je een fysieke ordner, hangmap, dossier, brief of ander papieren document gebruikt: Waar ga ik deze informatie zoeken, of nog concreter: waar kan ik deze informatie vinden als ik het nodig heb? Indien de informatie digitaal beschikbaar is op bijvoorbeeld de schijf, intranet of internet kan de papieren variant waarschijnlijk weg. Ik noem dit de Digi-check.
Ervaring leert dat dit een andere manier van denken en werken met zich meebrengt en in het begin even wennen is. Het voordeel is dat informatie toegankelijker voor jezelf en anderen wordt en minder ruimte vraagt in de fysieke omgeving.
Bekijk je eigen situatie en doe de Digi-check.