Ben je regelmatig op zoek naar een pfd-, Word- of Excelbestand? Of vind je het lastig te bedenken waar je een bestand opslaat? Lees hier hoe je een duidelijke mappenstructuur maakt.
Het kan veel tijd kosten een bestand terug te vinden als je aan het werk bent. Het zorgt voor vertraging, irritatie en tijdverlies. Vaak komt dat omdat de mappenstructuur die je gebruikt niet optimaal is. Deze is in het verleden door anderen gemaakt of hij is ‘gegroeid’ in de loop der tijd. Dat kan anders. Zeker als je meer wilt gaan vinden in plaats van zoeken. Dat is van toepassing op alle mogelijke plaatsen waar je bestanden kan opslaan: Sharepoint, een bepaalde schijf of op een externe harde schijf.
Zo maak je een optimale structuur voor je bestanden:
1. Doel structuur omschrijven
- Overdraagbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie.
- Wie wordt verantwoordelijk of is aanspreekpunt voor het beheer.
2. Structuur uitzetten
- Aantal hoofdmappen vaststellen, benoemen en nummers geven.
- Bepalen hoeveel sub mappen gebruikt gaan worden.
3. Naamgeving mappen vastleggen
- Een map kan op de volgende manier aangemaakt worden: Bijvoorbeeld: Projectnaam + projectnummer. Voorbeeld: VOC 103201
4. Naamgeving bestanden
- Raadzaam is de datum daarin te benoemen. Bijvoorbeeld: 20240701 Batavia
5. Bestanden archiveren
- Daadwerkelijk aan de slag gaan met het archiveren van de bestanden en ze op de juiste plaats zetten.
6. Afspraken maken
- Maak heldere afspraken over het beheer van de informatie.
‘Geef alles een naam en een plek’