Heb je in jouw werk ook veel te maken met ad hoc zaken? Lees hier hoe je daar in je planning rekening mee kan houden.
Tijdens de 1-op-1 maatwerk ‘spoedcursus’ Plan en organiseer je werk die ik geef krijg ik dagelijks te horen dat er zoveel ad hoc is. Dat alles door elkaar heen loopt en zorgt voor onrust, stress en energieverlies. De wens bestaat bij velen te werken vanuit meer rust en overzicht.
Wat is ad hoc?
Wikipedia zegt hierover: Wanneer iets ad hoc is, betekent het dat het specifiek voor een geval of een situatie is. Het komt van de Latijnse uitdrukking “ad hoc”, voor op deze plek, plaats (letterlijk: voor hier). De uitdrukking wordt gebruikt voor eenmalige maatregelen voor een specifiek geval, die niet als algemene regel worden beschouwd.
Ad hoc in de praktijk
Mijn definitie: Iets wat zich aandient dat niet van tevoren in te plannen is. Ineens is het er.
Een klant die hulp nodig heeft of een vraag die direct beantwoordt dient te worden.
Hoe omgaan met Ad hoc
Laat je je gek maken of blijf je rustig? Adem je door en neem je weloverwogen een beslissing? Dat zou fantastisch zijn. Toch? Maar hoe krijg je dat voor elkaar? Door heel bewust met ad hoc om te gaan en het in te plannen.
Ad hoc inplannen
Plan ruimte voor ad hoc werkzaamheden. Dit kunnen onverwachte telefoontjes zijn of bijvoorbeeld vragen van collega’s.
Dit kun je doen door niet heel je dag vol te plannen. Zorg voor een ‘ademende’ planning. Als je bijvoorbeeld 2 of 3 uur per dag ‘vrijhoudt’ voor ad hoc dan ben je ‘voorbereid’ op het moment dat het zich aandient. Die uren vullen zich wel.
De dynamiek van je werk of de buitenwacht kun je niet veranderen, wel hoe jij ermee omgaat. Dat begint met je bewust te worden van de beperking die Aardse tijd met zich meebrengt. Je hebt een beperkt aantal uren op een werkdag. Wees selectief wat je inplant. Je sluit de dag met meer tevredenheid af als je weet dat je gedaan hebt wat je kon. Je kunt geen ijzer met handen breken. Ad hoc overkomt je dan niet meer, je bent erop voorbereidt.
Ad hoc organiseren: 5 tips
- Plan dagelijks ruimte voor ad hoc werkzaamheden bijvoorbeeld 2 of 3 uur
- Zorg daarmee voor een ‘ademende’ planning
- Weet dat ad hoc zich onverwacht aandient
- Je kunt geen ijzer met handen breken
- Ben voorbereid op ad hoc en geniet van wat je wel kunt doen