De vakantie is begonnen. Deze rustige periode is een mooi moment om orde op zaken te stellen op kantoor. Met deze tips brengt u snel overzicht aan in uw werkplek en houdt u die ook als u na de zomer weer vol frisse moed begint.
Stap 1: Maak (veel) tijd vrij Als u het goed aan wilt pakken, is de eerste stap genoeg tijd vrij maken. Reserveer een halve of hele dag om uw werkplek aan te pakken. Probeer niet ontmoedigd te raken na anderhalf uur. De tijd die u nu investeert, wint u later dubbel en dwars terug.
Stap 2: De onderste steen moet boven Ruim niet alleen op wat in uw zicht staat. Opruimexperts noemen dat opruimen totdat het nulpunt is bereikt. Van de ladekasten en de bakjes op uw bureau tot uw werkplek thuis en uw kofferbak: de inhoud ervan moet door uw handen gaan.
Stap 3: Organiseer Hang een bord met magneten op voor losse krabbels, kaarten en knipsels. Verzamel alle kantoorartikelen, behoud het noodzakelijke en geef alles één vaste plek. Ook alle kabeltjes en opladers krijgen één plek, in een bakje of doos.
Stap 4: Bepaal relevantie Volle postbakjes, stapels papier: het zijn vaak uitgestelde beslissingen. Doorloop de stapels en vraag uzelf het volgende af. Is het belangrijk en relevant? Als het niet belangrijk of relevant meer is, mag het in de versnipperaar. Is dat het nog wel? Zet het in mappen en geef deze een naam: ‘lezen’, ‘archiveren’ of ‘werkoverleg’ bijvoorbeeld. Twijfelt u over iets? Niet weggooien, maar in een map bewaren en er later een tweede keer naar kijken.
Stap 5: Koppel er actie aan Aan het werk in de overgebleven mappen, koppelt u actie. Vraag u af wat u er mee moet doen en benoem die actie. Moet u het aan een ander geven? Zelf oppakken? Of archiveren? Hanteer daarbij de drie-minutenregel. Kost het u minder dan drie-minuten? Doe het dan nu. Kost het u meer tijd? Plan er dan gelijk tijd voor in uw agenda of digitale takenlijst. Zet erbij wat u er mee doet en wanneer. Zo heeft u overzicht van alle taken die u nog moet doen.
Stap 6: Voorkom ‘faalkosten’ en maak beleid U heeft nu alles op en om uw bureau in kaart gebracht. Probeer de orde en het overzicht van uw eigen werkplek door te trekken naar het hele bedrijf. Met meer structuur voorkomt u ‘faalkosten’ (de kosten voor de tijd die niet wordt besteedt aan het maken van winst, maar aan het (op)zoeken van spullen). Denk bijvoorbeeld aan papieren van uitgeleverde producten, die tussen de stapels verdwijnen. Of twee collega’s die aan hetzelfde werken, omdat er geen centraal punt is voor het opslaan van hun werk.
Stap 7: Doe het zelfde bij uw digitale omgeving Als uw werkplek op orde is, is uw digitale werkomgeving aan de (opruim)beurt. Start met het oudste mailtje in uw inbox. Hanteer hetzelfde systeem als bij het opruimen van uw bureau: bepaal relevantie en koppel er eventueel actie aan. Archiveer relevante mail (de rest gooit u weg). Een goede manier is de boomstructuur. De hoofdmappen vormen de stam en de submappen zijn de takken met daarin taken. Handig: hanteer deze structuur ook bij de mappen op uw computer of bedrijfsnetwerk.
Het opruimen van een werkplek is in de meeste gevallen het plukken van laaghangend fruit. En als u nu uw zaken beter organiseert, hoeft u dit volgende vakantieperiode niet meer te doen.
Auteur: Niobe Moen (Met dank aan professional organizer Germo Bekendam van Organizing Works)
Bron: Website De Zaak